Was ein KI-Chatbot gut kann

Nehmen Sie ein digitales PDF, in dem sich der Text mit der Maus markieren lässt, mit einer Tabelle von zehn oder zwanzig Zeilen. Laden Sie es bei ChatGPT, Claude oder Gemini hoch und bitten Sie um die Tabelle. Meistens bekommen Sie die richtigen Zeilen und Spalten zurück, und manche Assistenten können auch eine herunterladbare Datei erzeugen. Trifft das auf Ihr PDF zu, ist ein KI-Chatbot für diese Aufgabe ein brauchbares Werkzeug.

Die Länge allein ist nicht immer das Problem. In unserem Test mit vier langen Aufträgen haben wir den Text eines Kontoauszugs mit 320 Zeilen auf 10 Seiten in drei Chat-Modelle eingefügt und CSV verlangt. Alle drei gaben jede Zeile mit richtigem Betrag und richtigem Vorzeichen zurück. Die folgenden Fehler entstehen durch das, was ein echtes PDF zusätzlich mitbringt: gescannte Seiten, leere und verbundene Zellen und Tabellen, die länger sind als eine Antwort.

Wo es schiefgeht

Probleme treten auf, sobald das Dokument schwieriger oder länger wird.

  • Gescannte Seiten. Ein gescanntes PDF enthält Bilder von Seiten, keinen Text. Je nach Assistent wird die Tabelle fehlerhaft oder gar nicht gelesen.
  • Verrutschte Spalten. Eine leere oder verbundene Zelle kann jeden folgenden Wert um eine Spalte verschieben. Das Ergebnis sieht trotzdem wie eine saubere Tabelle aus, deshalb fällt der Fehler leicht nicht auf.
  • Veränderte Zahlen. Beträge werden mitunter gerundet, ein Tausendertrennzeichen fällt weg oder wird als Dezimalpunkt gelesen, und eine negative Zahl in Klammern verliert ihr Vorzeichen.
  • Fehlende Zeilen. Bei einer Tabelle über viele Seiten liefert der Assistent tendenziell den ersten Teil und kürzt dann, fasst zusammen oder hört auf.
  • Text statt Tabelle. Oft ist die Antwort eine im Chat gezeichnete Tabelle. Beim Kopieren nach Excel können die Spalten erneut durcheinandergeraten.

Eine falsche Zelle in einer Tabelle ist schlimmer als ein falsches Wort in einem Text. Sie summieren die Spalte, und die Summe wirkt so vertrauenswürdig wie jede andere.

Warum das passiert

Ein PDF speichert eine Tabelle nicht als Tabelle. Es speichert Zeichen an Positionen auf einer Seite. Das Raster, das Sie sehen, existiert nur optisch, und wer das PDF umwandelt, muss entscheiden, zu welcher Zeile und Spalte jeder Wert gehört. In einem Scan gibt es nicht einmal Zeichen, die Seite muss also zuerst als Bild gelesen werden.

Ein KI-Chatbot erledigt all das in einem Durchgang und muss anschließend jede Zelle in einer einzigen Antwort ausschreiben. Je länger die Tabelle, desto mehr muss er wiedergeben, ohne den Faden zu verlieren, und desto stärker ist der Sog zum Kürzen. Nichts in diesem Ablauf prüft, ob jede Zeile genauso viele Zellen hat wie die Kopfzeile.

So testen Sie es selbst

Nehmen Sie ein PDF mit einer Tabelle über mindestens zwei Seiten und einigen leeren Zellen.

  1. Bitten Sie einen KI-Chatbot, die Tabelle in Excel umzuwandeln und Ihnen jede Zeile zu geben.
  2. Zählen Sie die Zeilen im Ergebnis und im PDF.
  3. Prüfen Sie die letzte Zeile der letzten Seite. Ist sie da?
  4. Wählen Sie fünf Zahlen zufällig aus und vergleichen Sie sie Ziffer für Ziffer.
  5. Suchen Sie eine Zeile mit einer leeren Zelle und prüfen Sie, ob die Werte danach in den richtigen Spalten stehen.

Besteht Ihr Dokument alle fünf Prüfungen, kommt ein KI-Chatbot damit zurecht. Fällt eine durch, müssen Sie die übrigen Seiten genauso prüfen, und dann kostet die Handarbeit mehr, als die Umwandlung gespart hat.

Was Sie stattdessen nutzen können

Nutzen Sie ein Tool, das die Seite als Daten behandelt. Unser PDF-in-Excel-Konverter liest jede Seite als Bild, deshalb funktionieren gescannte PDFs und Fotos gedruckter Tabellen genauso wie digitale PDFs. Jede Tabelle kommt mit genau einer Zelle pro Spalte in jeder Zeile zurück. Werte werden so übernommen, wie sie gedruckt sind, ohne Rundung, verbundene Zellen werden in jeder Zeile wiederholt, die sie umfassen, und ein Wert, der sich nicht lesen lässt, wird als [illegible] ausgegeben, statt geraten zu werden. Die Tabelle wird neben der Seite angezeigt, sodass Sie vergleichen können, bevor Sie XLSX mit einem Blatt pro Tabelle oder CSV herunterladen.

Zwei ehrliche Grenzen: Es extrahiert Daten, keine Formatierung, Formeln oder Diagramme, und eine Tabelle, die sich über mehrere Seiten fortsetzt, kommt als eine Tabelle pro Seite zurück.

Ist das PDF ein Kontoauszug oder eine Kreditkartenabrechnung, passt der Kontoauszug-Konverter besser. Er liefert jede Buchung mit Datum, Beschreibung, Betrag mit Vorzeichen und Saldo und führt alle Seiten in einer Tabelle zusammen.

Bei beiden Tools ist die erste Seite kostenlos und ohne Registrierung, sodass Sie den obigen Test mit Ihrer eigenen Datei durchführen können. Ein komplettes Dokument kostet $5, als Einmalzahlung.