Outlook PST, MSG und OLM in PDF, ohne Outlook

Warum eine Outlook-Datei ohne Outlook schwer zu öffnen ist

Eine .pst- oder .ost-Datei ist keine Liste von E-Mails, die Sie in einem Texteditor lesen können. Es ist eine Datenbank in einem Microsoft-Format, in der Ordner, Nachrichten, Empfänger und Anhänge in getrennten Strukturen abgelegt sind. Ein KI-Chatbot kann sie nicht öffnen, und auf einem Mac oder Chromebook gibt es meist auch kein Outlook für Windows dafür. Ein Outlook-für-Mac-Export (.olm) ist ein großes Archiv aus XML-Dateien, und ein Ordner mit .msg-Dateien besteht aus Hunderten einzelner Binärdateien.

Dieses Tool liest alle vier Formate direkt. Es entnimmt der Datei jede E-Mail samt Ordner, dekodiert Kopfzeilen und Text in dem Zeichensatz, in dem sie geschrieben wurden, listet die Anhänge auf, sortiert alles nach Datum und setzt es zu einem einzigen Dokument zusammen. E-Mail 4.000 wird genauso behandelt wie E-Mail 4. Es kommt kein KI-Modell zum Einsatz, es sei denn, Sie wünschen eine Übersetzung.

Wofür Menschen es nutzen

• Der Anwältin, dem Arbeitsgericht oder der Personalabteilung die vollständige Korrespondenz aus einem alten Firmenpostfach übergeben
• Ein altes Outlook-Archiv auf einem Mac, einem Chromebook oder einem neuen PC ohne Outlook lesen
• Einen Stapel aus Outlook gespeicherter .msg-E-Mails in ein datiertes Dokument verwandeln
• Die E-Mails eines verstorbenen Elternteils, Partners oder Freundes als druckbares Dokument aufbewahren
• E-Mails in einer anderen Sprache lesen, mit einer Übersetzung unter jeder Nachricht

Die richtigen E-Mails exportieren, und die Grenzen

Uploads dürfen bis zu 2 GB groß sein. Outlook-Dateien sind oft sehr groß, exportieren Sie daher nur, was Sie brauchen: in Outlook für Windows Datei, Öffnen und Exportieren, Importieren/Exportieren, In Datei exportieren, Outlook-Datendatei, dann einen Ordner wählen (zum Beispiel Posteingang oder einen Fallordner) und bei Bedarf Unterordner einschließen. Sie können auch vor dem Start einen Ordnernamen eingeben, dann wird nur dieser Ordner berücksichtigt.

Eine .ost-Datei ist die Offline-Kopie, die Outlook für ein Exchange- oder Microsoft-365-Konto anlegt. Sie lässt sich hier ebenfalls lesen, aber ein .pst-Export aus Outlook ist die vollständigere Kopie. Kalendereinträge, Kontakte und Aufgaben in der Datei werden übersprungen; es werden nur E-Mails übernommen.

Eine Zahlung deckt bis zu 5,000 E-Mails ab, Unlimited bis zu 25,000. Erscheint dieselbe E-Mail zweimal (gleiche Message-ID), wird sie nur einmal aufgenommen, und das Deckblatt weist darauf hin. Fragt Outlook beim Öffnen Ihrer Datei nach einem Passwort, entfernen Sie das Passwort in Outlook und exportieren Sie erneut.

Genauigkeit, Beweiswert und was das Tool nicht ist

Header und Text werden aus Ihrer Datei übernommen, nicht neu abgetippt oder umformuliert. Bei empfangenen E-Mails werden die in Outlook gespeicherten Original-Header verwendet; bei gesendeten E-Mails stammen Absender, Empfänger und Datum aus dem eigenen Datensatz, den Outlook zur Nachricht führt. Farben, Bilder und Layout bleiben nicht erhalten, die Worte aber schon. Anhänge werden aufgelistet, nicht wiedergegeben: Bewahren Sie die Originaldatei auf, wenn Sie die Anhänge brauchen.

Die PDF-Datei ist ein lesbarer Nachweis, keine beglaubigte Kopie, und sie belegt für sich allein nicht, dass eine E-Mail gesendet oder empfangen wurde. Gerichte und Behörden legen eigene Regeln für E-Mail-Beweise fest und verlangen unter Umständen die Originalnachrichten oder das Konto selbst. Mit dem SHA-256-Fingerabdruck auf dem Deckblatt kann jeder prüfen, aus welcher Datei das PDF erstellt wurde; bewahren Sie diese Datei unverändert auf.