チャットボットが得意なこと

マウスでテキストを選択できるデジタルPDFに、10〜20行ほどの表があるとします。これをChatGPT、Claude、Geminiにアップロードして表を依頼すると、たいていは正しい行と列で返ってきます。ダウンロード可能なファイルまで作れるアシスタントもあります。お手元のPDFがこれに当てはまるなら、チャットボットで十分に実用的です。

長さだけが問題になるとは限りません。長い作業4種類を試した検証では、10ページ・320行の銀行明細のテキストを3つのチャットモデルに貼り付け、CSVを依頼しました。結果は、3つとも全行を返し、金額も符号もすべて正確でした。以下の失敗は、実際のPDFならではの要素、つまりスキャンしたページ、空白セルや結合セル、1回の返信に収まらない長い表によって起こります。

うまくいかなくなる場面

文書が複雑になったり長くなったりすると、問題が出てきます。

  • スキャンしたページ。 スキャンしたPDFに入っているのはテキストではなくページの画像です。アシスタントによっては、誤りを含んだまま読み取られたり、まったく読み取られなかったりします。
  • 列のずれ。 空白セルや結合セルがあると、その後ろの値がすべて1列ずれることがあります。それでも見た目はきれいな表のままなので、誤りに気づきにくくなります。
  • 数値の変化。 数値が丸められたり、桁区切りが消えたり小数点と読み違えられたりします。括弧で示されたマイナスの符号が失われることもあります。
  • 行の欠落。 何ページにも及ぶ表では、アシスタントが最初の部分だけを返し、その後は省略したり要約したり、途中で止まったりしがちです。
  • スプレッドシートではなくテキスト。 返ってくるのは、チャット上に描かれた表であることが多くあります。それをExcelにコピーすると、列が再びずれることがあります。

スプレッドシートのセルが1つ間違っていると、文章の誤字よりも厄介です。その列を合計すれば、間違った合計値も正しい値と同じようにもっともらしく見えてしまいます。

なぜ起こるのか

PDFは、表を表として保存しているわけではありません。保存されているのは、ページ上の位置に置かれた文字です。目に見える罫線の格子は見た目だけのもので、変換する側がそれぞれの値がどの行・どの列に属するかを判断しなければなりません。スキャンしたものになると、文字そのものがないため、まずページを画像として読み取る必要があります。

チャットアシスタントは、これらの作業を一度にこなしたうえで、すべてのセルを1回の返信で書き出さなければなりません。表が長いほど、位置を見失わずに再現すべき量が増え、省略したいという力も強く働きます。しかも、この過程には、各行のセル数が見出し行と同じかどうかを確認する仕組みがありません。

ご自身で試す方法

2ページ以上にわたる表があり、空白セルも含まれているPDFを用意してください。

  1. チャットボットに、表をExcelに変換して全行を出すよう依頼します。
  2. 結果とPDFの行数を、それぞれ数えます。
  3. 最後のページの最終行を確認します。きちんとあるでしょうか。
  4. 数値を無作為に5つ選び、1桁ずつ照合します。
  5. 空白セルのある行を探し、その後ろの値が正しい列に入っているか確認します。

5つの確認がすべて通れば、そのチャットボットでお手元の文書は扱えます。1つでも失敗したら、ほかのページも同じように確認しなければならず、そうなると手作業の確認のほうが、変換で省けた手間より大きくなります。

代わりに使うもの

ページをデータとして扱うツールを使いましょう。当社のPDFをExcelに変換は、すべてのページを画像として読み取るため、スキャンしたPDFや印刷された表の写真も、デジタルPDFと同じように処理できます。どの行も、列ごとにセルがちょうど1つずつになった表で返ります。値は印刷されたとおりにコピーされ、丸めは一切ありません。結合セルは、またがる各行に繰り返して入力されます。読み取れない値は推測せず、[illegible] と記載されます。ダウンロード前に、ページと並べて表を表示して見比べられます。形式は、表ごとに1シートずつのXLSX、またはCSVです。

正直にお伝えしておくと、制限が2つあります。抽出するのはデータのみで、書式、数式、グラフは対象外です。また、複数ページにまたがる表は、ページごとに1つの表として返されます。

PDFが銀行やクレジットカードの明細書なら、銀行明細書コンバーターのほうが向いています。すべての取引について、日付、内容、符号付きの金額、残高を返し、全ページを1つの表にまとめます。

どちらのツールも、最初の1ページはアカウント不要で無料なので、上記のテストをお手元のファイルで試せます。ドキュメント全体は、一回払いのみで $5 です。