Bankafschrift-converter: zet een PDF-afschrift om naar Excel of CSV

Waarom bankafschriften algemene AI-assistenten laten struikelen

Een bankafschrift is een lange, repetitieve tabel, en juist daar is een chatbot het zwakst. Die moet honderden bijna identieke rijen in één antwoord overnemen zonder de draad kwijt te raken. Raakt hij die toch kwijt, dan verdwijnt er een rij of smelten twee rijen samen, en niets in het antwoord laat zien dat dit gebeurd is.

De opmaak zorgt voor een tweede probleem. Sommige banken drukken één bedragkolom af met een minteken. Andere gebruiken aparte kolommen voor inkomsten en uitgaven, of markeren afschrijvingen met een letter. Omschrijvingen lopen over twee of drie regels. Een algemene assistent moet elke keer raden welke conventie wordt gebruikt, en een verkeerde gok maakt van een betaling een storting.

Deze tool leest elke pagina afzonderlijk volgens één vast stel regels: geef elke transactie terug in de afgedrukte volgorde, sla nooit rijen over en vat ze niet samen, schrijf uitgaven als negatief getal en inkomsten als positief getal, en neem cijfers exact over. Elke pagina levert dezelfde vier kolommen op, zodat de pagina's zonder opschonen samenvloeien tot één tabel.

Waar mensen het voor gebruiken

• Boekhouding: transacties uit PDF-afschriften halen en in boekhoudsoftware zetten
• Belastingaangifte, als de bank afschriften alleen als PDF aanbiedt
• Budgetteren en uitgaven bijhouden in een spreadsheet
• Oudere afschriften die je bij de bank niet meer kunt downloaden
• Papieren afschriften die zijn gescand of gefotografeerd
• Creditcardafschriften, met aankopen en betalingen in één kolom met teken

Controleer het resultaat altijd aan de hand van het eindsaldo

Geen enkel programma dat documenten leest is perfect, en bij geld telt één verkeerd cijfer al. Doe daarom twee snelle controles voordat je op het bestand vertrouwt. Tel eerst de kolom Bedrag op: het beginsaldo plus dat totaal moet gelijk zijn aan het eindsaldo dat op het afschrift staat. Controleer daarnaast, als je afschrift een lopend saldo vermeldt, of elk Saldo gelijk is aan het vorige saldo plus het Bedrag op die rij. Klopt er een getal niet, dan wijst de rij waar de saldi niet meer overeenkomen je de plek om te controleren.

Een lege cel bij Bedrag of Saldo betekent dat de waarde niet gelezen kon worden, of dat het afschrift die niet vermeldt. Zoek die rijen op in de afbeelding van de pagina en typ de waarde na het exporteren zelf in.

Het bestand importeren en waar de grenzen liggen

CSV- en XLSX-bestanden kun je in de meeste boekhoudsoftware importeren en in elke spreadsheet openen. Bedragen zijn gewone getallen met een punt als decimaalteken, zonder valutasymbolen of duizendtalscheidingstekens, zodat ze zonder opschonen optellen. Sommige programma's verwachten eigen kolomnamen, een eigen kolomvolgorde of datumnotatie; koppel of herschik in dat geval de vier kolommen tijdens het importeren.

De tool haalt transacties eruit en verder niets. Hij categoriseert geen uitgaven, sluit geen rekeningen af en geeft geen financieel advies. Er is geen koppeling met je bank; de tool leest alleen het bestand dat je uploadt. PDF's met een wachtwoord kunnen niet worden geopend, dus haal eerst het wachtwoord eraf. Upload je afschriften van meerdere rekeningen tegelijk, dan komen ze in uploadvolgorde in één tabel terecht. Houd dus één rekening per document aan als je ze gescheiden wilt houden.