Outlook PST, MSG en OLM naar PDF, zonder Outlook

Waarom een Outlook-bestand moeilijk te openen is zonder Outlook

Een .pst- of .ost-bestand is geen lijst met e-mails die je in een teksteditor kunt lezen. Het is een database in een Microsoft-formaat, waarin mappen, berichten, ontvangers en bijlagen in aparte structuren zijn opgeslagen. Een chatbot kan het niet openen, en op een Mac of Chromebook is meestal ook geen Outlook voor Windows beschikbaar om het te openen. Een Outlook voor Mac .olm-export is een groot archief van XML-bestanden, en een map met .msg-bestanden bestaat uit honderden losse binaire bestanden.

Deze tool leest alle vier de formaten rechtstreeks. Hij haalt elke e-mail met zijn map uit het bestand, decodeert de headers en de tekst in welke tekenset ze ook zijn geschreven, vermeldt de bijlagen, sorteert alles op datum en zet het neer als één document. E-mail 4.000 krijgt dezelfde behandeling als e-mail 4. Er komt geen AI-model aan te pas, tenzij je om een vertaling vraagt.

Waar mensen het voor gebruiken

• Een advocaat, arbeidsrechter of HR de volledige correspondentie geven uit een oude werkmailbox
• Een oud Outlook-archief lezen op een Mac, een Chromebook of een nieuwe pc zonder Outlook
• Een stapel uit Outlook opgeslagen .msg-e-mails omzetten naar één gedateerd overzicht
• De e-mails van een overleden ouder, partner of vriend bewaren als één afdrukbaar document
• E-mails in een andere taal lezen met onder elke e-mail een vertaling

De juiste e-mails exporteren, en de limieten

Uploads kunnen tot 2 GB groot zijn. Grote Outlook-bestanden komen vaak voor, dus exporteer alleen wat je nodig hebt: in Outlook voor Windows via Bestand, Openen en exporteren, Importeren/exporteren, Exporteren naar een bestand, Outlook-gegevensbestand, en kies dan één map (bijvoorbeeld Postvak IN of een dossiermap) en neem submappen mee als je die wilt. Je kunt ook voor je begint een mapnaam typen; dan wordt alleen die map meegenomen.

Een .ost-bestand is de offline kopie die Outlook bewaart voor een Exchange- of Microsoft 365-account. Ook dit bestand kan hier worden gelezen, maar een export naar .pst vanuit Outlook is de completere kopie. Agenda-items, contacten en taken in het bestand worden overgeslagen; alleen e-mails worden opgenomen.

Eén betaling dekt maximaal 5,000 e-mails; met Unlimited zijn dat er maximaal 25,000. Komt dezelfde e-mail twee keer voor (zelfde Message-ID), dan wordt hij maar één keer opgenomen en staat dat op de voorpagina. Vraagt Outlook om een wachtwoord als je bestand wordt geopend, verwijder dan het wachtwoord in Outlook en exporteer opnieuw.

Nauwkeurigheid, bewijskracht en wat dit niet is

De headers en de tekst worden overgenomen uit je bestand, niet overgetypt of herschreven. Bij ontvangen e-mails gebruiken we de originele headers die Outlook heeft opgeslagen; bij verzonden e-mails komen afzender, ontvangers en datum uit Outlooks eigen registratie van het bericht. Kleuren, afbeeldingen en opmaak blijven niet behouden, de woorden wel. Bijlagen worden vermeld, niet weergegeven: bewaar het originele bestand als je ze nodig hebt.

De PDF is een leesbare weergave, geen gewaarmerkt afschrift, en bewijst op zichzelf niet dat een e-mail is verzonden of ontvangen. Rechtbanken en instanties hanteren hun eigen regels voor e-mailbewijs en kunnen om de originele berichten of om het account zelf vragen. Met de SHA-256-vingerafdruk op de voorpagina kan iedereen nagaan van welk bestand de PDF is gemaakt; bewaar dat bestand ongewijzigd.