Toplantı kaydından yönetim kurulu ve komite tutanak taslağı hazırlayın
Yönetim kurulu, komite, site yönetimi veya dernek toplantısının kaydını yükleyin ve tutanak taslağını alın: özet, etiketlenmiş katılımcılar, zaman damgalı konu başlıkları, açıkça karara bağlanmış konular, aksiyon maddeleri, açıkta kalan sorular ve ardından tam deşifre metni. Bu taslak, sekreterin kontrol edip onaylaması içindir. 15 dakikaya kadar olan kayıtlar tamamen ücretsizdir; daha uzun toplantılar ise 6 saate kadar $5.
- Sekreter için bir çalışma taslağıdır, resmi tutanak değildir
- Kararlar yalnızca açıkça mutabık kalındığında eklenir; kabul edilmeyen öneriler dahil edilmez
- Deşifre metnindeki her paragraf bir konuşmacı ile etiketlenir
- Ses kaydından her cümlenin teyit edilebilmesi için zaman damgalı konular
- 6 saate kadar $5; Sınırsız paket 12 saate kadar olan kayıtları kapsar
Toplantı sekreterinin yükünü hafifletin
Site yönetimleri, sivil toplum kuruluşları, okul aile birlikleri, vakıflar ve kulüplerde görev alan gönüllü sekreterler, iki saatlik bir kaydı tutanağa dönüştürmek için çoğunlukla bütün bir akşamını harcar. Bu araç ilk adımı sizin yerinize atar: toplantının her dakikasını yazıya döker ve bu deşifreden bir tutanak taslağı hazırlar. Nelerin tutanağa geçeceğine yine sekreter karar verir, önergelerin ifadelerini kontrol eder ve tutanağı her zamanki gibi bir sonraki toplantıda onaya sunar.
Tutanaklar ancak yönetim kurulu veya komite onayladığında resmiyet kazanır. Buradaki süreç bu kuralı değiştirmez; bu nedenle taslağı onaylanmış resmi tutanak olarak dağıtmayın.
Taslak neleri kapsar, neleri size bırakır?
- Kapsananlar: Başlık, özet, etiketlenmiş katılımcılar (konuşmalarından anlaşıldığı takdirde rolleriyle birlikte), zaman damgalı konular, kararlar, aksiyon maddeleri, açıkta kalan sorular
- Size bırakılanlar: Kayıtta açıkça belirtilmediği sürece toplantı yeter sayısı, açılış saati, önergeyi veren ve destekleyen kişiler ile oy sayıları
- Önergenin tam metni: Özete güvenmek yerine ilgili zaman damgasındaki deşifre metninden kopyalayın
- Kapalı veya gizli oturumlar: Kaydı durdurun veya ilgili bölümü taslaktan çıkarın
Yönetim kurulundaki isimleri doğru belirleme
Konuşmacılar numaralarla etiketlenir ve isimler yalnızca biri onları telaffuz ettiğinde görünür. Yönetim kurulu üyelerinin birbirine ismiyle veya "Sayın Başkan", "sayman" gibi unvanlarla hitap etmesi işi kolaylaştırır; yine de her eşleştirmeyi kontrol etmenizde fayda var. Konuşmacı numaraları onar dakikalık bölümler halinde atanır; bu nedenle başkan ilk başta "Konuşmacı 1", ilerleyen kısımlarda ise "Konuşmacı 4" olabilir. İndirmeden önce ekrandaki Bul ve değiştir özelliğini kullanarak isimleri kolayca belirleyebilirsiniz.
Bir sonraki toplantı için kayıt ipuçları
- Kayıt cihazını veya telefonu başkanın önüne değil, masanın tam ortasına yerleştirin
- Hibrit toplantılarda, uzaktaki üyelerin sesinin net çıkması için görüşmeyi doğrudan uygulama üzerinden kaydedin
- Üyelerden bir önerge sunmadan veya desteklemeden önce adlarını söylemelerini isteyin
- Kayıt birden fazla dosyaya bölündüyse, dosyaları isim sırasına göre tek bir işte birlikte yükleyin
Aracın nasıl çalıştığı, ne kadar tuttuğu ve dosyalarınızın nasıl işlendiği Toplantı Kaydından Toplantı Notlarına sayfasında; tüm araçların fiyatları fiyatlar sayfasında.
Son güncelleme:
Sorular ve yanıtlar
Bu metin resmi toplantı tutanağı sayılır mı?
Hayır. Sekreterin incelemesi, düzenlemesi ve onaya sunması amacıyla deşifre metninden yapay zekâ tarafından hazırlanan bir taslaktır.
ChatGPT, 2 saatlik bir yönetim kurulu toplantısının tutanağını çıkarabilir mi?
Kopyalayıp yapıştırdığınız notlardan derli toplu bir tutanak oluşturabilir. Ancak iki saatlik bir ses kaydında ses süresi ve yanıt uzunluğu sınırlarına takılır; bu da genellikle yarım kalmış bir deşifreye veya alınan kararları atlayan yüzeysel bir özete yol açar.
Önergeleri ve oylamaları kayda geçirir mi?
Bir önerge ve sonucu sesli olarak dile getirilmişse, karar kayıttaki zaman damgasıyla birlikte yer alır. Oy sayıları ve önergeyi sunan kişiler sadece sesli söylendiyse görünür, bu yüzden bu detayları kendi notlarınızdan eklemeniz gerekir.
Bir yönetim kurulu toplantısının maliyeti nedir?
6 saate kadar olan kayıtlar için tek seferlik $5. 15 dakikaya kadar olan toplantılar, indirmeler de dahil olmak üzere tamamen ücretsizdir.
Kaydı kimler görebilir?
Yalnızca yükleyen kişi görebilir. Kayıt, yapay zekâ model sağlayıcısına sadece işlenmek üzere gönderilir ve modelleri eğitmek için kullanılmaz. Hesap açmadan başlatılan işler 7 gün sonra silinir.