मीटिंग रिकॉर्डिंग से बोर्ड और समिति मिनट्स का ड्राफ़्ट तैयार करें
किसी बोर्ड, समिति, HOA या एसोसिएशन की मीटिंग रिकॉर्डिंग अपलोड करें और ड्राफ़्ट मिनट्स पाएँ: समरी, लेबल किए गए प्रतिभागी, टाइमस्टैम्प के साथ क्रमवार विषय, साफ़ तय किए गए फ़ैसले, एक्शन आइटम्स और अनसुलझे सवाल, और अंत में पूरा ट्रांसक्रिप्ट। यह ड्राफ़्ट सेक्रेटरी के जांचने और मंज़ूरी देने के लिए है। 15 मिनट तक पूरी तरह फ़्री है; इससे लंबी मीटिंग के लिए $5, 6 घंटे तक।
- सेक्रेटरी के लिए एक ड्राफ़्ट, आधिकारिक मिनट्स नहीं
- फ़ैसले सिर्फ़ तभी जब साफ़ सहमति बनी हो; जिन प्रस्तावों पर सहमति नहीं बनी, उन्हें छोड़ दिया जाता है
- ट्रांसक्रिप्ट का हर पैराग्राफ बोलने वाले (स्पीकर) के लेबल के साथ
- टाइमस्टैम्प के साथ विषय, ताकि किसी भी लाइन को ऑडियो से मिलाया जा सके
- 6 घंटे तक $5 में; Unlimited में प्रति रिकॉर्डिंग 12 घंटे तक शामिल हैं
सेक्रेटरी की शाम का काम हुआ आसान
HOA, गैर-लाभकारी संस्थाओं, स्कूल बोर्डों, धार्मिक कमेटियों और क्लबों के वॉलंटियर सेक्रेटरी अक्सर दो घंटे की रिकॉर्डिंग से मिनट्स तैयार करने में अपनी पूरी शाम लगा देते हैं। यह टूल पहला ड्राफ़्ट तैयार करता है: यह मीटिंग के हर मिनट का ट्रांसक्रिप्ट लिखता है, फिर उससे ड्राफ़्ट मिनट्स तैयार करता है। सेक्रेटरी खुद तय करते हैं कि क्या शामिल करना है, प्रस्तावों (motions) के शब्दों की जांच करते हैं, और हमेशा की तरह अगली मीटिंग में मंज़ूरी के लिए मिनट्स पेश करते हैं।
मिनट्स तभी आधिकारिक बनते हैं जब बोर्ड या समिति उन्हें मंज़ूर करती है। यहाँ इस प्रक्रिया में कोई बदलाव नहीं होता, इसलिए इस ड्राफ़्ट को आधिकारिक रिकॉर्ड के रूप में शेयर न करें।
ड्राफ़्ट में क्या शामिल होता है, और क्या आपको करना होता है
- शामिल है: शीर्षक, समरी, बातचीत से साफ़ होने पर भूमिका के साथ लेबल किए गए प्रतिभागी, टाइमस्टैम्प के साथ विषय, फ़ैसले, एक्शन आइटम्स, अनसुलझे सवाल
- आपके करने के लिए: कोरम, मीटिंग शुरू होने का समय (call to order), प्रस्ताव किसने रखा और किसने समर्थन किया, और वोटों की गिनती—जब तक कि रिकॉर्डिंग में यह सब साफ़ तौर पर न कहा गया हो
- प्रस्ताव के सटीक शब्द: समरी के बजाय टाइमस्टैम्प पर दिए गए ट्रांसक्रिप्ट से कॉपी करें
- कार्यकारी या बंद सत्र (Executive sessions): रिकॉर्डिंग बंद कर दें, या ड्राफ़्ट से उस हिस्से को हटा दें
बोर्ड मीटिंग में नामों को सही करना
बोलने वालों (स्पीकर्स) को नंबर से लेबल किया जाता है, और नाम तभी दिखते हैं जब कोई उन्हें पुकारता है। बोर्ड के सदस्य अक्सर एक-दूसरे को नाम या पद से संबोधित करते हैं, जैसे "Madam Chair" या "the treasurer"—इससे मदद मिलती है, लेकिन हर नाम की जांच ज़रूर कर लें। स्पीकर नंबर हर दस मिनट के हिस्से के हिसाब से दिए जाते हैं, इसलिए हो सकता है कि शुरुआत में चेयरपर्सन "Speaker 1" हों और बाद में "Speaker 4"; डाउनलोड करने से पहले स्क्रीन पर Find and replace का उपयोग करके नाम सही कर लें।
अगली मीटिंग रिकॉर्ड करने के कुछ उपयोगी सुझाव
- रिकॉर्डर या फ़ोन को टेबल के बीच में रखें, चेयरपर्सन की सीट के पास नहीं
- हाइब्रिड मीटिंग्स के लिए सीधे कॉल को ही रिकॉर्ड करें, ताकि दूर से जुड़े सदस्यों की आवाज़ साफ़ आए
- प्रस्ताव (motion) पेश या उसका समर्थन (second) करने से पहले सदस्यों से अपना नाम बोलने को कहें
- अगर रिकॉर्डिंग कई फ़ाइलों में बंटी हुई है, तो उन्हें नाम के क्रम में एक ही जॉब में एक साथ अपलोड करें
टूल कैसे काम करता है, कितना खर्च आता है और आपकी फ़ाइलें कैसे संभाली जाती हैं, यह मीटिंग रिकॉर्डिंग से मिनट्स पेज पर है; हर टूल की कीमत कीमत पेज पर है।
आख़िरी अपडेट:
सवाल और जवाब
क्या यह आधिकारिक मिनट्स हैं?
नहीं। यह ट्रांसक्रिप्ट के आधार पर AI द्वारा तैयार किया गया एक ड्राफ़्ट है, जिसे सेक्रेटरी जांच सकते हैं, एडिट कर सकते हैं और मंज़ूरी के लिए पेश कर सकते हैं।
क्या ChatGPT 2 घंटे की बोर्ड मीटिंग के मिनट्स लिख सकता है?
अगर आप अपने नोट्स पेस्ट करें, तो यह उन्हें ठीक से व्यवस्थित कर सकता है। लेकिन दो घंटे की रिकॉर्डिंग के मामले में, ऑडियो और जवाब की लंबाई की सीमाओं के कारण अक्सर अधूरा ट्रांसक्रिप्ट मिलता है या कोई सरसरी समरी बन जाती है जिसमें अहम फ़ैसले छूट जाते हैं।
क्या इसमें प्रस्तावों और वोटों का रिकॉर्ड रहता है?
अगर कोई प्रस्ताव और उसका नतीजा बोलकर बताया गया है, तो वह निर्णय रिकॉर्डिंग के समय (टाइमस्टैम्प) के साथ दिखाई देगा। वोटों की गिनती और प्रस्तावक का नाम तभी दिखेगा जब वे बोले गए हों, इसलिए उन्हें अपने नोट्स से जोड़ लें।
बोर्ड मीटिंग के लिए क्या खर्च आएगा?
6 घंटे तक की रिकॉर्डिंग के लिए $5, सिर्फ़ एक बार पेमेंट। 15 मिनट तक की मीटिंग पूरी तरह मुफ़्त है, डाउनलोड समेत।
रिकॉर्डिंग कौन देख सकता है?
सिर्फ़ वही व्यक्ति जिसने इसे अपलोड किया है। इसे प्रोसेस करने के लिए केवल AI मॉडल प्रोवाइडर के पास भेजा जाता है और मॉडल्स को ट्रेन करने के लिए इस्तेमाल नहीं किया जाता। बिना अकाउंट के शुरू किए गए जॉब 7 दिनों के बाद हटा दिए जाते हैं।