Conceptnotulen voor bestuur en commissies van de vergaderopname
Upload de opname van een bestuurs-, commissie-, VvE- of verenigingsvergadering en ontvang conceptnotulen: samenvatting, deelnemers zoals aangeduid, onderwerpen op volgorde met tijdstempels, duidelijk overeengekomen besluiten, actiepunten en openstaande vragen, gevolgd door het volledige transcript. Het concept is bedoeld voor de secretaris om te controleren en goed te keuren. Tot 15 minuten is volledig gratis; een langere vergadering kost $5, tot maximaal 6 uur.
- Een concept voor de secretaris, geen officiële notulen
- Alleen besluiten als er duidelijk mee ingestemd is; niet-aangenomen voorstellen worden weggelaten
- Elke alinea in het transcript is gelabeld met een spreker
- Onderwerpen met tijdstempels, zodat elke regel direct te controleren is in de audio
- Tot 6 uur voor $5; Unlimited dekt tot 12 uur
De avond van de secretaris, een stuk korter gemaakt
Vrijwillige secretarissen van VvE's, stichtingen, schoolbesturen, kerkenraden en verenigingen zijn vaak een hele avond kwijt om een opname van twee uur uit te werken tot notulen. Deze tool doet het voorbereidende werk: hij schrijft elke minuut van de vergadering uit en stelt op basis van dat transcript conceptnotulen op. De secretaris bepaalt nog altijd wat erin komt, controleert de formulering van moties en legt de notulen zoals gebruikelijk ter goedkeuring voor op de volgende vergadering.
Notulen worden pas officieel wanneer het bestuur of de commissie ze goedkeurt. Niets hier verandert daaraan, dus verspreid het concept niet als het definitief goedgekeurde verslag.
Wat het concept bevat, en wat er aan jou wordt overgelaten
- Inbegrepen: titel, samenvatting, deelnemers zoals aangeduid met rol indien duidelijk uit wat ze zeggen, onderwerpen met tijdstempels, besluiten, actiepunten, openstaande vragen
- Aan jou overgelaten: quorum, openingstijdstip van de vergadering, wie voorstelde en ondersteunde, en stemverhoudingen, tenzij die duidelijk in de opname werden uitgesproken
- Exacte bewoording van moties of besluiten: kopieer deze op basis van de tijdstempel direct uit het transcript in plaats van uit de samenvatting
- Besloten sessies: zet de opname stil of verwijder dat deel uit het concept
Namen van bestuursleden correct krijgen
Sprekers worden aangeduid met een nummer, en namen verschijnen alleen wanneer iemand ze noemt. Bestuursleden spreken elkaar vaak aan met naam of functie, zoals "voorzitter" of "de penningmeester", wat helpt, maar controleer elke toewijzing. Sprekersnummers worden toegekend per deel van tien minuten, dus de voorzitter kan in het begin "Spreker 1" zijn en later "Spreker 4"; gebruik Zoeken en vervangen op het scherm om namen in te stellen voordat je downloadt.
Opnametips voor de volgende vergadering
- Leg de voicerecorder of telefoon in het midden van de tafel, niet bij de plek van de voorzitter
- Neem bij hybride vergaderingen het gesprek zelf op, zodat deelnemers op afstand duidelijk te verstaan zijn
- Vraag leden om hun naam te noemen voordat ze een voorstel indienen of steunen
- Is de opname opgesplitst in meerdere bestanden? Upload ze dan samen in één opdracht, op volgorde van bestandsnaam
Hoe de tool werkt, wat het kost en hoe we met je bestanden omgaan, staat op de pagina Vergaderopname naar notulen; de prijzen van alle tools staan op de pagina prijzen.
Laatst bijgewerkt op
Vragen en antwoorden
Zijn dit officiële notulen?
Nee. Het is een door AI opgesteld concept op basis van het transcript, bedoeld voor de secretaris om te controleren, bewerken en ter goedkeuring voor te leggen.
Kan ChatGPT notulen maken van een bestuursvergadering van 2 uur?
Het kan notulen opschonen op basis van notities die je erin plakt. Bij een opname van twee uur zorgen de limieten voor audiolengte en antwoordlengte er meestal voor dat je een onvolledig transcript krijgt of een globale samenvatting waarin besluiten ontbreken.
Worden voorstellen en stemmingen vastgelegd?
Wordt een voorstel en de uitkomst ervan hardop uitgesproken, dan verschijnt het besluit met het bijbehorende tijdstip in de opname. Het aantal stemmen en wie het voorstel deed worden alleen vermeld als ze zijn uitgesproken; voeg ze anders toe vanuit je eigen aantekeningen.
Wat kost een bestuursvergadering?
$5, eenmalig betaald, voor een opname van maximaal 6 uur. Een vergadering van maximaal 15 minuten is helemaal gratis, inclusief downloads.
Wie kan de opname zien?
Alleen degene die hem heeft geüpload. Het bestand wordt uitsluitend naar een AI-modelprovider gestuurd voor verwerking en wordt niet gebruikt om modellen te trainen. Opdrachten die zonder account zijn gestart, worden na 7 dagen verwijderd.