Protokollentwurf für Vorstand und Ausschüsse direkt aus der Sitzungsaufzeichnung
Laden Sie die Aufnahme einer Vorstands-, Ausschuss-, Vereins- oder Eigentümerversammlung hoch und erhalten Sie einen Protokollentwurf: Zusammenfassung, erfasste Teilnehmende, chronologische Tagesordnungspunkte mit Zeitstempeln, klar beschlossene Punkte, To-dos und offene Fragen – gefolgt vom vollständigen Transkript. Der Entwurf dient Schriftführenden zur Prüfung und Abstimmung. Bis zu 15 Minuten komplett kostenlos; längere Meetings kosten $5 bis zu 6 Stunden.
- Ein Entwurf für die Protokollführung, kein offizielles Protokoll
- Beschlüsse nur bei eindeutiger Einigung; abgelehnte Vorschläge werden weggelassen
- Jeder Transkriptabsatz mit Sprecherzuordnung
- Themen mit Zeitstempeln, damit jede Stelle im Audio nachprüfbar bleibt
- Bis zu 6 Stunden für $5; Unlimited deckt bis zu 12 Stunden ab
Entlastung für das Schriftführeramt
Wer ehrenamtlich das Protokoll für Vereine, Eigentümergemeinschaften, Schulpflegschaften oder Gemeindegremien führt, verbringt nach einer zweistündigen Sitzung oft den ganzen Abend am Protokoll. Dieses Tool übernimmt die Vorarbeit: Es tippt jede Minute des Gesprächs ab und erstellt daraus einen ersten Protokollentwurf. Sie entscheiden weiterhin selbst, was übernommen wird, prüfen den Wortlaut von Anträgen und legen das Protokoll wie gewohnt bei der nächsten Sitzung zur Genehmigung vor.
Ein Protokoll wird erst durch die Genehmigung des Gremiums offiziell. Daran ändert sich nichts: Geben Sie den Entwurf daher nicht als beschlossenes Protokoll weiter.
Was der Entwurf abdeckt – und was bei Ihnen bleibt
- Enthalten: Titel, Zusammenfassung, Teilnehmende samt erkennbarer Rolle, Themen mit Zeitstempeln, Beschlüsse, To-dos und offene Fragen
- Ihre Aufgabe: Beschlussfähigkeit, Beginnzeit, Antragstellende und Stimmverhältnisse, sofern dies in der Aufnahme nicht ausdrücklich genannt wurde
- Genauer Antragswortlaut: Übernehmen Sie ihn anhand des Zeitstempels direkt aus dem Transkript statt aus der Zusammenfassung
- Nicht-öffentliche Tagesordnungspunkte: Aufnahme rechtzeitig stoppen oder den entsprechenden Teil aus dem Entwurf löschen
Namen im Gremium richtig zuordnen
Stimmen werden zunächst nummeriert; Namen erscheinen nur, wenn sie ausgesprochen wurden. Häufig reden sich Vorstandsmitglieder mit Namen oder Funktion an (z. B. „Frau Vorsitzende“ oder „unser Schatzmeister“), was hilft – prüfen Sie die Zuordnungen dennoch. Da Sprechernummern in Zehn-Minuten-Abschnitten vergeben werden, kann dieselbe Person anfangs „Sprecher 1“ und später „Sprecher 4“ heißen. Nutzen Sie vor dem Download die Suchen-und-Ersetzen-Funktion direkt im Browser, um die Namen anzupassen.
Tipps für die Aufnahme der nächsten Sitzung
- Platzieren Sie das Diktiergerät oder Smartphone in der Tischmitte, nicht direkt vor dem Vorsitz
- Schneiden Sie bei Hybridsitzungen das Online-Meeting direkt mit, damit zugeschaltete Personen gut verständlich sind
- Bitten Sie Teilnehmende, vor Anträgen oder Wortmeldungen kurz ihren Namen zu nennen
- Wurde die Aufnahme in mehrere Dateien aufgeteilt, laden Sie diese zusammen in einem Auftrag hoch (alphabetisch sortiert)
Wie das Tool funktioniert, was es kostet und wie mit Ihren Dateien umgegangen wird, steht auf der Seite Meeting-Aufnahme in Protokoll; die Preise für alle Tools finden Sie auf der Seite Preise.
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Fragen und Antworten
Ist das ein offizielles Protokoll?
Nein. Es handelt sich um einen KI-generierten Entwurf auf Basis des Transkripts, den die Protokollführung prüft, anpasst und zur Genehmigung vorlegt.
Kann ChatGPT ein Protokoll aus einer 2-stündigen Vorstandssitzung erstellen?
Es kann mitnotierte Notizen überarbeiten. Bei einer zweistündigen Audiodatei führen Längenbeschränkungen bei Upload und Ausgabe jedoch meist dazu, dass das Transkript unvollständig bleibt oder wichtige Beschlüsse in einer oberflächlichen Zusammenfassung fehlen.
Werden Anträge und Abstimmungen erfasst?
Wenn ein Antrag und dessen Ergebnis laut ausgesprochen werden, wird der Beschluss mit Zeitstempel aufgeführt. Genaue Stimmenzahlen oder antragstellende Personen erscheinen nur, wenn sie ausdrücklich genannt wurden – ergänzen Sie diese andernfalls aus Ihren Notizen.
Was kostet eine Vorstandssitzung?
$5 als Einmalzahlung für Aufnahmen bis zu 6 Stunden. Sitzungen bis zu 15 Minuten sind komplett kostenlos, inklusive aller Downloads.
Wer kann die Aufnahme sehen?
Nur Sie selbst. Die Datei wird ausschließlich zur Verarbeitung an den KI-Modell-Anbieter übermittelt und nicht zum Trainieren von Modellen verwendet. Aufträge ohne Registrierung werden nach 7 Tagen gelöscht.