Vertaal een heel Word-document en ontvang hetzelfde .docx-bestand terug

Waarom standaard AI-assistenten vastlopen op lange Word-bestanden

Een chatbot reageert in één enkel antwoord, en zo'n antwoord heeft een lengtelimiet. Een document van 100 pagina's is veel te lang, waardoor de assistent samenvat, halverwege stopt of vraagt om het stukje voor stukje te sturen. Zelf opsplitsen kan, maar dan verlies je de consistentie en ben je een hele middag aan het knippen en plakken.

Het tweede probleem is het bestand zelf. Koppen, tabellen, voetnoten, genummerde lijsten en pagina-indelingen zitten opgeslagen in het .docx-bestand. Als een chatbot alleen tekst teruggeeft, moet je dat allemaal handmatig herstellen. Bij talen die van rechts naar links lopen, gaat het bij tabellen vrijwel meteen mis: Word behoudt de kolommen van links naar rechts, tenzij elke tabel specifiek als rechts-naar-links is ingesteld.

Deze tool laat een AI-model nooit je bestand herschrijven. Het leest het document alinea voor alinea, stuurt alleen de tekst in blokken van maximaal 60 alinea's — met het alineatype (kop, tabelcel, voetnoot) als context en de twee voorafgaande alinea's voor de continuïteit — en vereist voor elke alinea een vertaling. Opmaak binnen een alinea reist mee als korte markeringen die intact terug moeten komen. Vervolgens wordt het Word-bestand opnieuw opgebouwd op basis van je origineel, zodat alles wat geen tekst was exact hetzelfde blijft.

Wat mensen zoal vertalen

• Scripties en proefschriften, bijvoorbeeld een Perzische of Arabische scriptie naar het Engels voor een begeleider of toelatingsprocedure
• Contracten, huurovereenkomsten en akten, van Arabisch naar Engels of andersom, met behoud van de clausulenummering
• Handleidingen, beleidsdocumenten en handboeken met stappenplannen, tabellen en afbeeldingen
• Rapporten en subsidieaanvragen met grafieken, bijschriften en voetnoten
• Lesmateriaal en manuscripten die in Word worden bijgehouden

Rechts-naar-linkstalen zoals het hoort

Wanneer de doeltaal Perzisch, Arabisch, Urdu, Hebreeuws of een andere van rechts naar links geschreven taal is, wordt elke vertaalde alinea van rechts naar links ingesteld, wordt bij elke tabel met vertaalde tekst de kolomvolgorde omgedraaid (zodat de eerste kolom rechts begint) en worden de paginasecties van rechts naar links gezet. Word geeft tekst van rechts naar links weer via instellingen voor complexe schriften; daarom worden vet, cursief en lettergrootte ook naar die instellingen gekopieerd, zowel in de tekst als in de documentstijlen. Zo verliezen koppen hun grootte en dikte niet.

Andersom werkt het net zo: een Perzisch of Arabisch document dat naar het Engels of Frans is vertaald, krijg je netjes van links naar rechts terug, zonder achtergebleven rechts-naar-links-tekens.

Beperkingen en tips voor een goed resultaat

Tekst in grafieken, SmartArt en afbeeldingen wordt niet vertaald en opmerkingen blijven ongewijzigd. Een inhoudsopgave wordt als tekst vertaald; klik er in Word met de rechtermuisknop op en kies Veld bijwerken om de paginanummers na de vertaling te vernieuwen. Oude .doc-bestanden moeten eerst als .docx worden opgeslagen. Gescande pagina's in een Word-bestand zijn afbeeldingen, waardoor de tekst daarin niet wordt gelezen.

Eén betaling dekt maximaal 10 bestanden en in totaal ongeveer 300 pagina's (1,000,000 tekens); Unlimited dekt ongeveer 600 pagina's per opdracht. Gebruik de woordenlijst voor termen die op een vaste manier vertaald moeten worden, zet namen onder "Nooit vertalen" en controleer het eerste deel voordat je ontgrendelt. Het resultaat is een machinevertaling met structurele controles: laat officiële processtukken of publicaties altijd door een gekwalificeerd vertaler nakijken.